日程調整ツールの導入を検討している人は、こんな風に考えていませんか？
- 日程調整ツールは本当に効果があるのか知りたい
- どんな場面で日程調整ツールを使えばいいか分からない
- どの日程調整ツールが自社に合っているか知りたい
今回は日程調整ツールのメリットや利用シーンなどを解説し、おすすめのツールも厳選して紹介します。
この記事を読むと、自社のニーズに合ったツールの見つけ方が分かります。
初めて日程調整ツールを選ぶ人でも分かりやすいように、丁寧に解説しますのでぜひ最後までご覧ください。
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、複数人での打ち合わせやイベントなどのスケジュール調整を円滑にするためのツールです。
同じツールを利用していれば、メンバーのスケジュールを一括で管理でき、空いている時間帯を自動的に抽出してくれます。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、外部ツールと連携できるものもあります。
相手先は空いている日程の中から、都合のいい日時を選択するだけで自分のスケジュールに反映されます。
社内会議や顧客との打ち合わせ、懇親会や旅行などビジネスからプライベートまで幅広く利用されています。
日程調整ツールを使うメリット
会議や打ち合わせ、懇親会などの日程調整を面倒に感じる人も少なくありません。
日程調整ツールを使うことで得られるメリットとして、以下の3つを紹介します。
- 日程調整の時間を短縮できる
- 空いている時間が一目で分かる
- ダブルブッキングを避けられる
日程調整の時間を短縮できる
ツールを使うことで、複数のメンバーのスケジュールを簡単に調整できます。
もしツールを使わなければ、メールや電話で個別に連絡をとって空いている日を確認しなければいけません。
もし都合の良い日がなければ、また全員に連絡しなおす必要があります。
日程調整ツールなら、メンバーの空いているスケジュールを自動で確認し、最適な日時を提案してもらえます。
もし予定を変更する必要があっても簡単に更新でき、スピーディーな日程調整ができます。
空いている時間が一目で分かる
2つめのメリットは、誰がいつ空いているかが一目で分かる点です。
日程調整ツールを使うと、メンバーのスケジュールがカレンダー形式で表示されるため、視覚的に予定を確認できます。
佐藤 ミツル複数人のスケジュールを見て、空いている日を選択するだけで予定を調整できます。
日程の選択肢を提案してくれるツールを使えば、空いている日を選ぶ必要もありません。
ダブルブッキングを避けられる
多くの予定を抱えている人は、ダブルブッキングを避けられるメリットもあります。
1人ひとりの予定を確認する方法では、間違えてすでにスケジュールが入っている日時に予定を入れてしまう可能性もあります。
日程調整ツールには、自動で予定が入っているところを検知する機能もあります。
重複して予定を入力しようとすると、エラーメッセージが表示される機能により、適切な日程調整ができます。
日程調整ツールの利用シーン
日程調整ツールは、多くのシーンで役立ちます。
ここでは以下の5つを紹介します。
- 社内の打ち合わせ
- 社外との商談
- 面接
- イベント
- 懇親会
1.社内の打ち合わせ
日程調整ツールは、企業内で行われる多くの打ち合わせや会議、ミーティングの日程調整に役立ちます。
スケジュールを一元的に管理できるため、簡単に予定を立てることが可能です。
打ち合わせの主催者は候補日を提示するか、参加者の空いている日時を選ぶだけで日程を調整できます。
ツールによってはWeb会議のURLを自動発行できますので、効率的な日程調整が可能です。
2.社外との商談
自社内で使用しているツールを使って、社外との商談などの日程調整もできます。
こちらから商談の候補日をURLで送り、相手は数クリックして選ぶだけで調整可能です。
使用ツールのアカウントが不要な場合もありますし、ログインしなくても使えるツールもあります。
忙しい取引先の時間を奪わなくても済みますので、自社に対する印象が良くなる効果も期待できます。
3.面接
複数人との日程調整にも、日程調整ツールは役立ちます。
たとえば面接の日程を決めたいとき、複数人と同時に連絡を取り合うのは面倒ですよね。
日程調整ツールなら面接官の対応可能な日を選んで、同じURLを送るだけです。
URLを受け取ったら、自分の都合の良い日を選ぶだけで調整が済んでしまいます。
企業としての作業も効率化できる点が、日程調整ツールのメリットでもあります。
4.イベント
たとえば社外向けのイベントの日にちを決めたいときなどにも日程調整ツールが役立ちます。
ユーザー向けのイベントを開催するとき、重要な会議や、出張が入っている日を避けるなど社内の担当者のスケジュール確認が必要です。
日程調整ツールを使えば複数人のスケジュールを一元的に管理できますので、視覚的に把握できます。
イベントを行う日をスピーディーに決めて、準備に労力を割くことが可能です。
5.懇親会
ビジネスだけでなく、従業員同士の懇親を深める時にも日程調整ツールが便利です。
わざわざ参加者の予定を電話やメールで確認する必要はなく、候補日をいくつか決めてURLを送るだけで日程調整ができます。
お店を入力できるツールもありますので、お店選びに利用することも可能です。
またスマホアプリでも使えるツールなら、プライベートとの区別を明確にできます。
おすすめの日程調整ツール15選
ここでは、以下の3つに分けて日程調整ツールを紹介します。
- 個人向け｜無料で使える
- 法人向け｜無料で使える
- 法人向け｜有料で機能が豊富
自分のニーズによって、最適な日程調整ツールは異なります。
自分が使うことをイメージしながらご覧ください。
個人向け｜無料で使える
ここでは、無料で使える個人向けの日程調整ツールを紹介します。
少人数のメンバーとの打ち合わせや、友達同士の旅行や飲み会の日程調整に便利です。
無料なので気軽に使えるため、まずはここで紹介する日程調整ツールから始めてみるのはいかがでしょうか。
1.調整さん
調整さんは、無料で使える、出欠調整ツールです。
主催者が出欠表を作成しURLをメンバーに送ることで、簡単にスケジュール調整ができます。
URLを受け取ったメンバーも、無料でログインなしでアクセスできます。
「投票型」なので手軽に返信できる点も魅力です。
ただし時間を手入力しなければいけない点は、面倒に感じる人もいるかもしれません。
とはいえ、パソコンやスマホなどデバイスを選ばない点や、累計利用者が2500万人を超えている点などは、安心して使える理由といえます。
2.伝助
伝助は、参加者が入力した出欠の状況を自動で集計して、出席できる人数を日程ごとに表示できるツールです。
カレンダーをクリックするだけで、簡単に候補日程の入力が完了します。
参加者は「○」「△」「×」のボタンを押すだけで、簡単に出欠の入力ができます。
更新通知を設定しておけば、イベントページを確認しなくても出欠の登録が通知されるため、見逃すこともありません。
伝助は無料で利用でき、会員登録の手続きは必要ありませんが、名前やメールアドレスなど個人情報を入力する必要があります。
3.トントン
トントンは、イベントなどの候補日を選んでURLを送るだけで日程を調整できるツールです。
シンプルな操作画面のため、初めて日程調整ツールに触れる人でも扱えるでしょう。
収集した返答はパスワードを設定したり削除したりできますので、セキュリティ面でも安心です。
使いやすい反面機能もシンプルですので、多くの機能を求めている方には物足りないかもしれません。
無料で使えますので、初めて日程調整ツールを使う方にはおすすめです。
4.LINEスケジュール
LINEスケジュールは、LINEを利用してスケジュール調整ができる機能で、候補提案型でメンバーの参加日程を調整します。
1対1のトークルームでの活用はもちろん、複数メンバーが参加するグループ内でも活用できます。
LINEアプリ内に内蔵されているため、LINEを利用している人であれば誰でも無料で利用できる点がメリットです。
参加者は「○」「△」「×」で意思表示するだけなので、返信も簡単です。
管理者は回答者のみにメッセージを送信できるため、回答者以外にメッセージが通知される心配もありません。
ただし、LINEスケジュールはLINEを利用していない人は利用できません。
また機能がシンプルであるため、他の日程調整ツールに比べてできることが少ないというデメリットもあります。
5.ぐるなび調整丸
ぐるなび調整丸は、ぐるなびが提供する飲み会やパーティの日程調整、お店選びに最適な幹事のお役立ちツールです。
候補の日程やお店を入力して作成したURLを参加者に送信し、返信をもらうだけで簡単に日程調整ができます。
ぐるなびの店舗情報を追加できるので、投票形式でお店を選ぶことも可能です。
ぐるなびを利用している人であれば、誰でも無料で利用できる点がメリットです。
ただしシンプルで使いやすい分、他の日程調整ツールに比べて機能が少ない点は覚えておきましょう。
法人向け｜無料で使える
ここでは無料プランで使えるものや、無料お試し期間が設定されているツールを紹介します。
自社のニーズに合っているツールを見つけてくださいね。
6.TimeRex（タイムレックス）
TimeRex（タイムレックス）は、GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携して利用できる日程調整ツールです。
日程調整ページを作成し、そのURLを相手に送信するだけで、相手が自動表示される日程候補の中から都合の良い日時を選べます。
TimeRexは、GoogleカレンダーやOutlook予定表など外部ツールと連携でき、予定の登録や日程候補の抽出を自動化できます。
フリープランでも基本的な機能は使えますし、日程調整できるカレンダー数も無制限です。
ただし、ユーザーの管理や複数人のスケジュールを考慮した日程調整をしたい場合は、有料プランへの加入が必要です。
有料プランは以下の2つがあります。
- ベーシック：月額750円（年払いの場合）
- プレミアム：月額1,250円（年払いの場合）
まずは無料プランで試してみてから、有料プランへの加入を検討してみましょう。
7.eeasy（イージー）
eeasy（イージー）は、Google WoekspaceやMicrosoft365と連携して、あらゆる日程調整を自動化するビジネスツールです。
特許による高機能性を持ち、上場企業や有名ベンチャーなど3万社以上が導入しています。
ビジネス上のニーズほぼ全てに対応でき、下記のケースの日程調整が可能です。
- 同席調整/代理調整
- Web会議
- 担当者の自動割当て
- ３社以上での調整
- 説明会/集団面接の受付
- 移動・予備時間の自動確保
- 会議室の自動確保
- 外部システム連携
ただしeeasyは、有料プランのみであり、無料プランはありません。
- ライトプラン：9,800円
- ベーシックプラン：22,800円
- ビジネスプラン：48,800円
1カ月間は無料で試せますので、気になる方は公式ホームページから申し込んでみましょう。
8.アイテマス
アイテマスは、単純な1対1の日程調整以外にも、あらゆるシーンで利用できる日程調整ツールです。
同じURLで複数人と個別面談したいときや、定員ありのセミナーなどを開催したいときに役立ちます。
メンバーはアイテマスのアカウントがなくても利用できるため、使いやすいツールです。
日程が確定したらお互いのカレンダーに自動で予定が作成されますので、簡単に利用できる点がメリットです。
Web版だけでなくスマホアプリもありますので、いつでもどこでも日程調整が可能です。
2023年6月現在は完全無料で全機能を使えます。
9.Schecon（スケコン）
Schecon（スケコン）は、リモートワークと対面の両方での営業アポ、採用面接、社内会議などで簡単に日程調整できるツールです。
また通信の暗号化や脆弱性検査が行われているため、安全に利用できる点も大きな特徴です。
主な機能としては、AIを使った日程調整、わかりやすいUI/UXデザイン、1対1や複数人の日程調整に対応、Google/Outlookカレンダーとの連携などです。
有料プランのみで無料プランはありませんが、初回最大2カ月は無料で使えます。
年払いの場合の月額料金は以下のとおりです。
- スタンダードプラン：660円
- ビジネスプラン：990円
10.Doodle
Doodleは会議主催者が候補日を設定し、参加者が都合の良い日時を投票する形で日程調整ができるツールです。
Doodle上から相手にメールを送信でき、候補日程の選択と連絡がDoodle1つで完結します。
サイトが英語のため不安に感じる方もいるかもしれませんが、日本語にも対応しています。
Web版で今すぐ無料で使えますので、ぜひ試してみてください。
ただし無料プランでは機能が限られていますので、より高度な機能を利用したい場合は有料プランに切り替える必要があります。
料金は以下のとおりです。
- Pro：$6.95
- Team：$8.95
- Enterprise：要問合せ
有料プランに切り替えることで、Microsoft TeamsやZoomなどのツールと連携したり、権限付与でチーム管理したりできます。
法人向け｜有料で機能が豊富
ここでは、豊富な機能を搭載した日程調整ツールを紹介します。
法人として使うには有料プランに加入することを前提としていますが、ビジネスで利用できる機能が搭載されています。
詳しく紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
11.日程調整さくらさん
日程調整さくらさんは、株式会社ティファナ・ドットコムという日本の会社が展開している日程調整ツールです。
商談や会議などのスケジュール調整を、AIが代行してくれるサービスです。
時間がかかる作業はすべてAIがおこなってくれますので、時間や集中力を大事な仕事に使えるようになります。
AIが参加者のカレンダーを確認して、空いている日程から候補日を自動で抽出してくれます。
また、参加者へ連絡するための文章もAIが作ってくれますので、やり取りに必要な労力も不要です。
自社に合わせたカスタマイズも可能なので、打ち合わせ以外にも採用面接や受付などに利用することもできます。
料金は初期費用10万円に、月々の費用30,000円がかかります。
12.日程調整のNitte
Nitteは、参加者に自分の空いている予定を共有する、予約型の日程調整ツールです。
複数の参加者がいても同じURLを送るだけで済みますので、簡単に日程調整ができます。
予定が入ったら自動でカレンダーに登録されたり、ミーティングURLを自動で発行したりできる機能もあります。
採用人事やエージェント分野で使われることが多く、ZoomやSlack通知などの外部連携も可能です。
プランは以下のとおりです。
- フリー：0円
- プロ：400円
- チーム：600円
法人として使うなら、代理調整や複数人調整ができるチームプランがおすすめです。
チームプランでも、2週間の無料トライアル期間がありますので、ぜひ試してみてください。
13.Spir（スピア）
Spir（スピア）は、予定管理から日程調整までを効率化できるビジネスカレンダーです。
複数のタイムゾーンに対応しており、海外とのやり取りにも利用可能です。
GoogleやMicrosoftなど複数のカレンダーと連携できるため、予定管理から社内外の日程調整までをワンストップで対応できます。
参加者はSpirに参加している必要はなく、メールアドレスと名前を入力するだけで使えます。
無料で使える個人プランもありますが、公開できる空き時間の数が限られているなどの制限があります。
法人で使うには、チームプランがおすすめです。
チームプランは以下の5つに分かれています。
- Starter：6,600円
- Essential：22,000円
- Standard：55,000円
- Growth：88,000円
- Enterprise：要相談
チームプランは1カ月間、無料で使えますのでぜひ試してみてください。
14.調整アポ
調整アポは予約ページURLを使うことで、スケジュール調整に必要な工程を一元管理できる日程調整ツールです。
既存のカレンダーツールと連携することで、関係者のスケジュールや会議室の空き状況をシームレスに管理し、スムーズな日程調整が可能です。
スマホアプリも提供されているので、いつでもどこでも日程調整できます。
確定した予定は自動でカレンダーに反映されるため、ダブルブッキングの心配もありません。
またWeb会議のURLを自動発行したり、リマインドメールを自動送信したりと、当日までのフォローアップも自動化されている点が特徴です。
料金は月5,000円×チーム用ページ数で、アカウントはいくら作っても追加料金は発生しません。
15.クロジカスケジュール管理
クロジカスケジュール管理は、TOWN株式会社が運営する日程調整ツールで、シリーズ合計で1,800社が利用しています。
カレンダーのリンクを送り、先方に予定を選んでもらうだけで日程調整が完了するため、メールでやり取りする手間を省けます。
LINEスケジュールとも連携しており、LINE上で日程調整できる点も大きな特徴です。
スマホアプリも提供されているため、外出先などでも日程調整ができます。
チームが成長して仕事の幅が増えても、使いたい機能を追加できますので継続的な利用が可能です。
無料プランもありますが登録件数などに制限があります。
有料プランは「ベーシック」と「プレミアム」が提供されていて、1ユーザー当たりの月額料金は以下のとおりです。
- ベーシック：500円
- プレミアム：800円
日程調整ツールの選び方
日程調整ツールの導入を考えている人は、どれを使えば良いか迷うかもしれません。
ここでは、選び方として以下の5つについて解説します。
- 無料で使えるか
- ニーズに合った機能を備えているか
- 使いやすいか
- セキュリティは安心か
- サポート体制は充実しているか
1.無料で使えるか
予算をかけたくない個人や小規模なチームにとって、無料で利用できるかは重要な要素です。
無料で利用できれば、コストをかけずに日程調整を効率化できます。
佐藤 ミツル1対1の日程調整やスケジュール管理であれば、無料のツールでも十分な場合があります。
ただし無料の場合は広告が表示されたり、機能が制限されたりしている場合があります。
使い勝手を試して、自社に合っていると思ったら有料プランへの加入も検討しましょう。
2.ニーズに合った機能を備えているか
自分がやりたいことが満たせるツールかどうかも、日程調整ツールを選ぶ際には重要です。
例えば会議や打ち合わせの調整が多いのか、1対複数の調整が多いのかによって選ぶべきツールは変わります。
すでに導入しているシステムがあれば、連携できるかどうかも確認しておきましょう。
3.使いやすいか
使いやすさも重要なポイントです。
日程調整の効率化を目的に導入しても、使いにくいために効果が半減しては意味がありません。
また扱いにくさは、ストレスや混乱の原因になる可能性もあります。
直感的なインターフェースで、初めて使う人でも迷わないようなシンプルな操作性のツールを選ぶことをおすすめします。
無料トライアルやデモを利用して、実際に使った感覚を確かめてみましょう。
4.セキュリティは安心か
日程調整ツールは企業や個人のスケジュール情報を扱うため、セキュリティにも気を使いたいものです。
また取引先や社外の人との日程調整に使うツールが、情報漏洩などの原因になっては大変です。
通信の暗号化や、管理者によるアクセス管理が徹底できるツールを選びましょう。
また定期的なバックアップが行われているかも、確かめてみることをおすすめします。
5.サポート体制は充実しているか
オンラインチャットボットやカスタマーセンターなど、サポート体制が充実しているか確認しましょう。
初めて利用する人や、機能に不慣れな人でも使いやすいように、分かりやすいマニュアルなどが用意されているツールがおすすめです。
またサポートへの問い合わせ方法も容易で、対応が迅速であることもポイントです。
サポートが充実しているか確かめるために、導入前に口コミや評判を見てみましょう。
日程調整ツールを導入する際の注意点
日程調整ツールを導入する際は、以下の3点に注意しましょう。
- 移行期間を設ける
- メンテナンス時のことも考えておく
- プライベートに踏み込まない
導入したツールが、混乱やストレスの原因にならないように注意しましょう。
移行期間を設ける
データの移行はもちろん、利用する人が迷いなく使えるように、機能や操作方法に関するトレーニングも必要です。
今までのシステムと、新しいシステムを並行して運用することも選択肢のひとつです。
日程調整ツールを導入することで、業務が効率化することを説明する期間も設けましょう。
一時的に業務が増えるかもしれませんが、新しいツールを使いこなすことで業務の効率化につながるでしょう。
メンテナンス時のことも考えておく
導入したツールが、メンテナンスで使えなくなることも想定しておきましょう。
計画されたメンテナンスであれば、週末や深夜など影響が少ない可能性もあります。
しかしエラーやバグに対するメンテナンスであれば、突然ツールが使えなくなる可能性も。
もしツールが使えない場合はどの方法で日程調整するか、代替えの方法を検討しておくのがおすすめです。
プライベートに踏み込まない
日程調整ツールを導入すると、メンバーのプライベートな予定まで見えてしまうこともあります。
しかし気になる予定が入っていても、プライベートなことには踏み込まないように注意しましょう。
日程調整ツールを使うときは、会議や打ち合わせなど本来の目的以外に使用してはいけません。
佐藤 ミツル利用する側も、個人情報や休日の予定などは入力しない配慮が必要です。
まとめ
今回は日程調整ツールについて、おすすめのツールや使うメリット、選び方や注意点を解説しました。
日程調整ツールを導入することで、面倒な業務を効率化できます。
しかし多くのツールがあるため、どれを選べばいいのか迷う方もいるでしょう。
無料で利用できるツールや、無料トライアルできるものもあります。
導入を検討している方は、一度試してみて使い勝手や十分な機能を備えているか確かめてみましょう。
今回の記事を参考に、自社のニーズに合った日程調整ツールを探してみてください。
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